Verschillende manieren om te vergaderen

Of je nu bij een groot bedrijf werkt of een wat kleiner bedrijf: vergaderen hoort er nu eenmaal bij. Je bespreekt de voortgang van projecten en kijkt waar zich mogelijk knelpunten voordoen. Voor het organiseren van een vergadering heb je meerdere opties. Kan het gewoon op kantoor of heb je een speciale locatie nodig? Gaat het allemaal in real life of maak je gebruik van de techniek? In dit artikel lees je meer over verschillende manieren van vergaderen.

Op kantoor

Je kunt er voor kiezen om de vergadering eenvoudig op het eigen kantoor te organiseren. Zeker wanneer iedereen toch al op dezelfde locatie aanwezig is ligt deze keuze waarschijnlijk het meest voor de hand. Dit is natuurlijk ook kostentechnisch een aantrekkelijke optie. Komen de deelnemers van de vergadering van verschillende kantoren? Probeer dan wel, indien mogelijk, te variëren van vergaderlocatie, om zo te voorkomen dat iedere keer opnieuw dezelfde mensen moeten reizen.

Externe locatie

Wanneer de vergadergroep dermate groot is, de ruimtes te klein of het lastig is om één centrale plek te kiezen, kun je natuurlijk ook een externe locatie afhuren. Hiervan vind je er talloze verspreid door heel het land. Bijkomend voordeel is hierbij dat je ook extra diensten als een lunch kunt reserveren. Wat ook erg leuk is om bij een dergelijke locatie een teambuilding activiteit bij te boeken. Op deze manier combineer je het nut van een vergadering met de fijne afleiding van een teamuitje.

Enige minpuntje aan deze oplossing is dat het vaak aardig in de prijzen kan lopen. Maar wanneer je hier sporadisch voor kiest én het weet te combineren met leuke activiteiten zal je het jou als ondernemer vooral veel opleveren. Het zorgt namelijk ook voor meer betrokkenheid binnen het team en het team wordt hechter, waardoor ze meer voor elkaar willen gaan doen. En dat is natuurlijk weer gunstig voor het bedrijf.

Technische hulpmiddelen

Met de hedendaagse techniek kun je natuurlijk ook veel doen op gebied van vergaderen. Het maakt mogelijk om videomeetings te organiseren. Ook kun je handig gebruik maken van VoIP-telefonie. Met deze manier van telefonie maak je gebruik van het internetnetwerk. Hierdoor bespaar je fors op kosten voor telefonie. Met VoIp bellen kun je bovendien een camera inschakelen, zodat je elkaar kunt zien. Een andere handige optie is de inzet videobellen. Hierbij heb je vaak ook de optie om je beeldscherm te delen, zodat je eenvoudig bijvoorbeeld een presentatie of grafieken met de rest kunt delen.